Orga­ni­sa­ti­on in der CGW

Ein Unternehmen braucht immer eine interne Struktur, heute erzählt Hannah Euch von den internen Strukturen der CGW.
Organisation in der CGW

Hal­lo zusam­men,

ein Unter­neh­men braucht immer eine inter­ne Struk­tur, inner­halb es sich organ­siert. Die Kol­le­gen müs­sen wis­sen wie viel zutun ist, inwie­fern die Auf­ga­ben even­tu­ell unter­ein­an­der bes­ser ver­teilt wer­den kön­nen und auch wann sie bei­spiels­wei­se uns Azu­bis betreu­en und jemand im Urlaub ist.
Heu­te erzäh­le ich Euch, wie wir die­se Infor­ma­ti­ons­wei­ter­ga­be nor­ma­ler­wei­se in der CGW hand­ha­ben.

Der täg­li­che Sta­tus:

Die­sen Sta­tus sen­den wir Azu­bis täg­lich an unse­re Aus­bil­der, damit die­se auf dem Stand sind, wel­che Auf­ga­ben anste­hen. Den Sta­tus füh­ren wir in Form einer Excel­ta­bel­le. Dort hal­ten wir fest, für wel­chen Mit­ar­bei­ter und für wel­chen Kun­den wir die Auf­ga­be erle­di­gen. Außer­dem was die Auf­ga­be umfasst und wie viel Zeit­auf­wand ein­ge­plant wer­den soll. Wenn die Aus­bil­der den Sta­tus dann gecheckt haben, kön­nen Sie abschät­zen, ob ein Mit­ar­bei­ter noch für wei­te­re Auf­ga­ben ein­ge­teilt wer­den kann oder ob dem Mit­ar­bei­ter viel­leicht sogar eher Auf­ga­ben abge­nom­men wer­den müss­ten.

Das wöchent­li­che Update:

Wir sind inner­halb des gesam­ten CGW Teams in klei­ne­re Teams ein­ge­teilt. Das ist zum einen das Team „die krea­ti­ven Checker“ und das Team „Pro­jekt X“ und zum andern das Team Digi­ta­le Medi­en, also unse­re „Nerds”. Jedes Team hat einen Ver­tre­ter gewählt, der in das wöchent­li­che Update mit der Geschäfts­lei­tung geht. Hier­für gibt jeder Mit­ar­bei­ter einen Sta­tus­zet­tel ab. Auf die­sem muss ein High­light (z.B.: ein erfolg­rei­ches Pro­jekt oder ähn­li­ches) der ver­gan­ge­nen Woche, die Aus­la­stung in Pro­zent, die drei Haupt­auf­ga­ben und zum Bei­spiel Urlau­be oder ande­re Bemer­kun­gen ange­ge­ben wer­den.
Das Update dient dazu, einen Über­blick über alle Auf­ga­ben zu haben. Auch um einen Über­blick über alle aktu­ell lau­fen­den Pro­jek­te zu haben, ist die­ses Update hilf­reich. Für alle, die nicht dabei sind, gibt es im Nach­hin­ein ein Pro­to­koll wel­ches in unser Intra­net „CG-Wis­sen“ hoch­ge­la­den wird.

Das monat­li­che Update:

Hier­für fin­den sich fast alle Mit­ar­bei­ter ein. Die Aus­zu­bil­den­den blei­ben meist raus, um den Tele­fon­dienst zu über­neh­men. Hier wird mit dem glei­chen Updatezet­tel gear­bei­tet aber hier geht es auch noch­mal dar­um, dass die Mit­ar­bei­ter oder die Geschäfts­füh­rung noch ein­mal all­ge­mein gül­ti­ge The­men anspre­chen kön­nen. Auch hier wird ein Pro­to­koll geführt, wel­ches für alle abwe­sen­den hoch­ge­la­den wird. Die­ses Update ersetzt ein­mal im Monat das wöchent­li­che Update.

Das Team-Mee­ting:

Ein­mal im hal­ben Jahr gibt es eine ein­stün­di­ge gemein­sa­me Mit­tags­pau­se im Team. Hier wird von der Geschäfts­lei­tung Essen besorgt und es wer­den inter­ne Sachen bespro­chen die gut sind, aber auch Kri­tik­punk­te wer­den ange­spro­chen, dis­ku­tiert und Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge wer­den aus­ge­ar­bei­tet.
Dies ist in der Haupt­sa­che dafür da, um unse­re Inter­nen Pro­zes­se zu opti­mie­ren und das Zusam­men­ar­bei­ten für alle mög­lichst ange­nehm zu gestal­ten.
Für uns funk­tio­niert die­ses Kon­zept gut und es ist eine gute Mög­lich­keit, etwas Druck aus der Arbeit raus­zu­neh­men. Wenn mor­gens auf dem Sta­tus schon zehn Stun­den geplant sind, ändert sich das durch die Rück­spra­che und es wird Druck raus­ge­nom­men. Dafür hat ein ande­rer Kol­le­ge kei­nen Leer­lauf und kann sei­ne Zeit auch sinn­voll nut­zen.

Ich per­sön­lich kom­me mit die­sem System gut klar und fin­de den Sta­tus auch gut, da es wie eine ToDo-Liste funk­tio­niert. Immer wenn ich etwas erle­digt habe, kann ich es grün fär­ben und das ist ein ziem­lich befrei­en­des Gefühl.
Eure Han­nah

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Autor des Artikels

Hannah Klabunde
Hannah Klabunde
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