CGWissen – unser Intranet

Interne Abläufe beschleunigen, wiederkehrende Fragen einheitlich klären und generelle Infos an einem Ort sammeln: Das ist CGWissen.
CGWissen - unser Intranet

Um interne Abläufe zu beschleunigen, häufig wiederkehrende Fragen einheitlich zu klären und generelle Infos an einem Ort gesammelt hinterlegt zu haben, haben wir ein Intranet namens CGWissen.
Hier haben wir unter der folgenden Unterteilung alles Wissenswerte abgelegt, sodass jeder, jeder Zeit die Möglichkeit hat, auf alles zuzugreifen. Im Folgenden habe ich Euch mal ein paar Beispiele aufgeführt:

CGW-Organisation

Hierunter fallen Dinge wie Arbeitszeiten und Telefonnummern, aber auch verschiedene Checklisten für das Vorbereiten des Konfis oder Erledigungen, die vor dem Urlaub getätigt werden müssen. Gerade im Bezug auf neue Mitarbeiter ist das sehr praktisch, da so viele Fragen selbst beantwortet werden können. Das wohl intern Wichtigste ist das Fähigkeitenboard. Hier hat jeder Mitarbeiter mit einer Benotung von 0-3 seine Fähigkeiten in verschiedenen Gebieten eingeschätzt und so hat jeder eine Übersicht, beim wem man sich bei Fragen auf den verschiedenen Gebieten Hilfe holen kann.

Dauerbrenner

Hier liegen Anleitungen und Informationen zu immer wiederkehrenden Themen ab. Beispielsweise wie man sein Mailpostfach für andere zugänglich macht oder Basics im Bereich Datenaustausch.

Film

Hier sind sowohl rechtliche Sachen, wie eine Einverständniserklärung und das Erstellen eines Angebots zu diesem Thema hinterlegt, als auch eine Präsentation zum Thema „Fotos und Videos mit dem Smartphone“.

Grafik

Auch hier befinden sich rechtliche Sachen wie Einverständniserklärungen, aber auch das Ablagesystem ist zum Beispiel erläutert, da hier mit gekauften und gestellten Bildern jongliert wird. Für die Produktion von Drucksachen ist hier zum Beispiel auch eine Liste aller Dienstleister mit denen wir zusammenarbeiten oder zusammengearbeitet haben zu finden.

Weitere Kategorien sind folgende:

  • Projektmanagement
  • Hintergrundwissen
  • IT, PC, Netzwerk, Telefonanlage
  • Newsletter und Pressemeldungen
  • Online Marketing
  • Projektmanagement
  • Qualität Sicherung
  • Rechtliches

Da wir in unseren Dienstleistungen breit aufgestellt sind, sind auch die Kategorien breit aufgestellt. Inhaltlich, sind immer entsprechend des Bereichs passende Informationen abgelegt, die entweder allgemeingültig, nützlich oder wichtig sind. Am Ende hilft jede Anleitung und jeder Mitarbeiter, der bereit ist sich selbst einzuarbeiten dabei, die Effizienz zu verbessern.
Wenn sich jemand eingearbeitet hat mit einer Anleitung und beispielsweise Verbesserungsvorschläge hat, werden diese natürlich eingetragen. Auch die Aktualisierung und Erweiterung wird regelmäßig vorgenommen. Damit sich nichts doppelt und kein Chaos entsteht, haben wir eine Kollegin, die sich um die gesamte Koordination kümmert.
Für uns funktioniert dieses System sehr gut und hilft uns den Alltag zu vereinfachen, vielleicht ist das ja auch eine Idee für Eure Firma?
Eure Hannah

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Autor des Artikels

Hannah Klabunde
Hannah Klabunde
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