Warum ist Organisation im Projektmanagement so wichtig?

Projekt­ma­nage­ment hat auch immer viel mit Orga­ni­sa­tion zutun. Das gilt nicht nur für das Projekt, sondern auch für den Projekt­ma­nager selbst, denn geord­nete Notizen und Gedanken sind von großem Vorteil. Egal ob in der Arbeit mit Kollegen, Dienst­leis­tern oder für Dich selbst.

Dienst­leister brau­chen struk­tu­rierte, klare und voll­stän­dige Angaben. Wenn Du selbst nicht sicher bist, ob Du alles hast, und unklare Sachen in Produk­tion gibst, bekommst Du nicht das, was Du gern hättest. Glei­ches gilt für Deine Kollegen. Wenn Du intern briefst und Deinen Kollegen Angaben fehlen, sind diese nicht nur genervt, weil sie ständig nach­fragen müssen, auch Du bist genervt, weil das Projekt nicht voran­kommt oder nicht das Ziel erreicht.

Auch für Dich als Projekt­ma­nager ist orga­ni­siertes Arbeiten wichtig. Wenn Du selbst keinen Über­blick über Deine Aufgaben und deren Umfang hast, rutschst Du schnell in das Gefühl in den Aufgaben zu versinken und hast eher das Gefühl der Ahnungs­lo­sig­keit, wo Du starten sollst. Wenn Du eine Über­sicht über alle Aufgaben, Zeit­auf­wände und Prio­ri­täten hast, kannst Du auch viel leichter angeben, ob Du noch Kapa­zi­täten hast oder eigent­lich rand­voll mit Aufgaben bist und Entlas­tung benö­tigst. Wenn der Projekt­ma­nager selbst also nicht weiß, was Sache ist, kann man ihm auch erstmal nicht helfen.

Auch in der Arbeit mit Ordner­struk­turen spie­gelt sich wider, wie wichtig Orga­ni­sa­tion ist, denn wenn diese nicht sinn­voll gepflegt werden, müssen die Kollegen suchen und verschwenden wert­volle Zeit. Glei­ches gilt für Mails. Sortierst Du diese ordent­lich weg, hast Du viel schneller die Chance, alte Infor­ma­tionen zu finden.

Auch Meetings müssen orga­ni­siert sein und einer klaren Struktur folgen. Ist das nicht der Fall, passiert es schnell, dass Sachen nicht bespro­chen werden, die Themen durch­ein­an­der­ge­worfen werden und man am Ende keine klaren Ergeb­nisse hat. Hier sind eine Agenda und ein Proto­koll sinn­voll. An der Agenda können sich alle Betei­ligten themen­mäßig lang­han­geln, mit dem Proto­koll werden beschlos­sene Ergeb­nisse für alle festgehalten.

Tipps zur besseren Organisation:

• Alle Ideen aufschreiben: Für jeden Kunden einen Block, ein Heft, ein Blatt haben, auf das alle Ideen geschrieben werden können, die einem einfallen. Dies dann ordnen und dann erst die nächsten Schritte einleiten.
• Jeden Abend den Schreib­tisch ordnen: Hierbei fällt Dir viel­leicht noch etwas in die Hand, was liegen geblieben ist gleich für den kommenden Tag ganz oben auf dem Stapel landet. Außerdem arbeitet es sich auch besser an einem aufge­räumten Schreib­tisch, oder?
• Einen Status führen: Ich persön­lich führe einen Excel­status mit zwei Reitern. Im ersten habe ich meine aktu­ellen Aufgaben, im zweiten Reiter habe ich eine gesamte Aufga­ben­über­sicht über alles, was regel­mäßig anfällt. So geht nichts verloren.
• PC-Ordner­struktur anlegen: Wenn Du viel am PC arbei­test, soll­test Du Dir auf jeden Fall ange­wöhnen, eine sinn­volle Ordner­struktur ange­legt zu haben und diese auch zu nutzen. So findest Du immer leicht alles wieder und verschwen­dest keine Zeit mit suchen.