Organisation in der CGW

Organisation in der CGW

Hallo zusammen,

ein Unter­nehmen braucht immer eine interne Struktur, inner­halb es sich organ­siert. Die Kollegen müssen wissen wie viel zutun ist, inwie­fern die Aufgaben even­tuell unter­ein­ander besser verteilt werden können und auch wann sie beispiels­weise uns Azubis betreuen und jemand im Urlaub ist.
Heute erzähle ich Euch, wie wir diese Infor­ma­ti­ons­wei­ter­gabe norma­ler­weise in der CGW handhaben.

Der tägliche Status:

Diesen Status senden wir Azubis täglich an unsere Ausbilder, damit diese auf dem Stand sind, welche Aufgaben anstehen. Den Status führen wir in Form einer Excel­ta­belle. Dort halten wir fest, für welchen Mitar­beiter und für welchen Kunden wir die Aufgabe erle­digen. Außerdem was die Aufgabe umfasst und wie viel Zeit­auf­wand einge­plant werden soll. Wenn die Ausbilder den Status dann gecheckt haben, können Sie abschätzen, ob ein Mitar­beiter noch für weitere Aufgaben einge­teilt werden kann oder ob dem Mitar­beiter viel­leicht sogar eher Aufgaben abge­nommen werden müssten.

Das wöchentliche Update:

Wir sind inner­halb des gesamten CGW Teams in klei­nere Teams einge­teilt. Das ist zum einen das Team „die krea­tiven Checker“ und das Team „Projekt X“ und zum andern das Team Digi­tale Medien, also unsere „Nerds”. Jedes Team hat einen Vertreter gewählt, der in das wöchent­liche Update mit der Geschäfts­lei­tung geht. Hierfür gibt jeder Mitar­beiter einen Status­zettel ab. Auf diesem muss ein High­light (z.B.: ein erfolg­rei­ches Projekt oder ähnli­ches) der vergan­genen Woche, die Ausla­stung in Prozent, die drei Haupt­auf­gaben und zum Beispiel Urlaube oder andere Bemer­kungen ange­geben werden.
Das Update dient dazu, einen Über­blick über alle Aufgaben zu haben. Auch um einen Über­blick über alle aktuell laufenden Projekte zu haben, ist dieses Update hilf­reich. Für alle, die nicht dabei sind, gibt es im Nach­hinein ein Proto­koll welches in unser Intranet „CG-Wissen“ hoch­ge­laden wird.

Das monatliche Update:

Hierfür finden sich fast alle Mitar­beiter ein. Die Auszu­bil­denden bleiben meist raus, um den Tele­fon­dienst zu über­nehmen. Hier wird mit dem glei­chen Updatezettel gear­beitet aber hier geht es auch nochmal darum, dass die Mitar­beiter oder die Geschäfts­füh­rung noch einmal allge­mein gültige Themen anspre­chen können. Auch hier wird ein Proto­koll geführt, welches für alle abwe­senden hoch­ge­laden wird. Dieses Update ersetzt einmal im Monat das wöchent­liche Update.

Das Team-Meeting:

Einmal im halben Jahr gibt es eine einstün­dige gemein­same Mittags­pause im Team. Hier wird von der Geschäfts­lei­tung Essen besorgt und es werden interne Sachen bespro­chen die gut sind, aber auch Kritik­punkte werden ange­spro­chen, disku­tiert und Verbes­se­rungs­vor­schläge werden ausgearbeitet.
Dies ist in der Haupt­sache dafür da, um unsere Internen Prozesse zu opti­mieren und das Zusam­men­ar­beiten für alle möglichst ange­nehm zu gestalten.
Für uns funk­tio­niert dieses Konzept gut und es ist eine gute Möglich­keit, etwas Druck aus der Arbeit raus­zu­nehmen. Wenn morgens auf dem Status schon zehn Stunden geplant sind, ändert sich das durch die Rück­sprache und es wird Druck raus­ge­nommen. Dafür hat ein anderer Kollege keinen Leer­lauf und kann seine Zeit auch sinn­voll nutzen.

Ich persön­lich komme mit diesem System gut klar und finde den Status auch gut, da es wie eine ToDo-Liste funk­tio­niert. Immer wenn ich etwas erle­digt habe, kann ich es grün färben und das ist ein ziem­lich befrei­endes Gefühl.
Eure Hannah

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