Hallo zusammen,
ein Unternehmen braucht immer eine interne Struktur, innerhalb es sich organsiert. Die Kollegen müssen wissen wie viel zutun ist, inwiefern die Aufgaben eventuell untereinander besser verteilt werden können und auch wann sie beispielsweise uns Azubis betreuen und jemand im Urlaub ist.
Heute erzähle ich Euch, wie wir diese Informationsweitergabe normalerweise in der CGW handhaben.
Der tägliche Status:
Diesen Status senden wir Azubis täglich an unsere Ausbilder, damit diese auf dem Stand sind, welche Aufgaben anstehen. Den Status führen wir in Form einer Exceltabelle. Dort halten wir fest, für welchen Mitarbeiter und für welchen Kunden wir die Aufgabe erledigen. Außerdem was die Aufgabe umfasst und wie viel Zeitaufwand eingeplant werden soll. Wenn die Ausbilder den Status dann gecheckt haben, können Sie abschätzen, ob ein Mitarbeiter noch für weitere Aufgaben eingeteilt werden kann oder ob dem Mitarbeiter vielleicht sogar eher Aufgaben abgenommen werden müssten.
Das wöchentliche Update:
Wir sind innerhalb des gesamten CGW Teams in kleinere Teams eingeteilt. Das ist zum einen das Team „die kreativen Checker“ und das Team „Projekt X“ und zum andern das Team Digitale Medien, also unsere „Nerds”. Jedes Team hat einen Vertreter gewählt, der in das wöchentliche Update mit der Geschäftsleitung geht. Hierfür gibt jeder Mitarbeiter einen Statuszettel ab. Auf diesem muss ein Highlight (z.B.: ein erfolgreiches Projekt oder ähnliches) der vergangenen Woche, die Auslastung in Prozent, die drei Hauptaufgaben und zum Beispiel Urlaube oder andere Bemerkungen angegeben werden.
Das Update dient dazu, einen Überblick über alle Aufgaben zu haben. Auch um einen Überblick über alle aktuell laufenden Projekte zu haben, ist dieses Update hilfreich. Für alle, die nicht dabei sind, gibt es im Nachhinein ein Protokoll welches in unser Intranet „CG-Wissen“ hochgeladen wird.
Das monatliche Update:
Hierfür finden sich fast alle Mitarbeiter ein. Die Auszubildenden bleiben meist raus, um den Telefondienst zu übernehmen. Hier wird mit dem gleichen Updatezettel gearbeitet aber hier geht es auch nochmal darum, dass die Mitarbeiter oder die Geschäftsführung noch einmal allgemein gültige Themen ansprechen können. Auch hier wird ein Protokoll geführt, welches für alle abwesenden hochgeladen wird. Dieses Update ersetzt einmal im Monat das wöchentliche Update.
Das Team-Meeting:
Einmal im halben Jahr gibt es eine einstündige gemeinsame Mittagspause im Team. Hier wird von der Geschäftsleitung Essen besorgt und es werden interne Sachen besprochen die gut sind, aber auch Kritikpunkte werden angesprochen, diskutiert und Verbesserungsvorschläge werden ausgearbeitet.
Dies ist in der Hauptsache dafür da, um unsere Internen Prozesse zu optimieren und das Zusammenarbeiten für alle möglichst angenehm zu gestalten.
Für uns funktioniert dieses Konzept gut und es ist eine gute Möglichkeit, etwas Druck aus der Arbeit rauszunehmen. Wenn morgens auf dem Status schon zehn Stunden geplant sind, ändert sich das durch die Rücksprache und es wird Druck rausgenommen. Dafür hat ein anderer Kollege keinen Leerlauf und kann seine Zeit auch sinnvoll nutzen.
Ich persönlich komme mit diesem System gut klar und finde den Status auch gut, da es wie eine ToDo-Liste funktioniert. Immer wenn ich etwas erledigt habe, kann ich es grün färben und das ist ein ziemlich befreiendes Gefühl.
Eure Hannah
