Hallo zusammen,
jedes Event ist anders, doch es gibt essentielle Hilfsmittel, die dafür sorgen, dass Dein Event garantiert ein Erfolg wird.
Step 1: Kundenabsprache
Frage die folgenden Punkte im Vorhinein beim Kunden ab:
- Ziel der Veranstaltung
- Bereits vorhandene Vorstellungen – Inspirationen
- Budget
- Daten (Personenanzahl, Datum, Uhrzeiten)
- Interne Verantwortliche (Planen Mitarbeiter mit oder bereiten etwas vor?)
- Dresscode
Step 2 : Revue passieren lassen
Im nächsten Schritt gehst Du dann alles durch und überlegst, wie das Ziel am besten erreicht wird. Hierbei solltest Du Dir die folgenden Fragen stellen:
- Wie kann ich die bereits vorhandenen Vorstellungen individualisieren und anpassen, damit sie zum Ziel und Kunden passen?
- Sind meine Möglichkeiten im Budget – kann ich kostengünstigere Alternativen finden?
- Sind meine Dienstleister/die gewünschte Location für den entsprechenden Zeitpunkt verfügbar?
Step 3: Universell nutzbare Aktionen, die immer ein Highlight sind:
- Eine Candybar inkl. Popcornmaschine
- Eine Fotobox – mit Hintergrund und Accessoires
- Ballondekoration
- Eine Cocktailbar
- Live-Kochen
- Hüpfburg
- Professioneller Fotograf
- Give aways und Goodiebags
Wenn Du das Angebot für Deinen Kunden schreibst, solltest Du auch selbst wissen, warum es für den Kunden sinnvoll ist diese Dinge einzubinden. Ist es für den Kunden nicht logisch und Du kannst es nur mit dem Aspekt erklären, dass es schön ist, möchte der Kunde eher darauf verzichten. Bereits während der Planung solltest Du einen Plan B im Kopf haben. Du solltest Dir beim Timing auf jeden Fall genügend Puffer einplanen und auch Checklisten sind meist eine große Hilfe. Für den Tag selbst solltest Du einen gesonderten Plan aufstellen, in dem auch die Helfer klar zugewiesen sind und jeder weiß, was zu tun ist.
Step 4: Achtung, nicht vergessen!
Dinge, die schnell vergessen werden, sind:
- GEMA-Gebühren oder überhaupt eine Lizenz einzuholen
- Wenn Dein Personal mit Lebensmitteln arbeitet, muss es ein entsprechendes Zertifikat haben
- Gibt es eine Altersbeschränkung? Dann muss entsprechend zu bestimmten Zeiten der Saal kontrolliert werden und zu Beginn müssen Bändchen ausgegeben werden.
- Du hast einen Kunden mit wenig Budget? Dann kannst Du Ihn vielleicht zusätzlich bei der Sponsorensuche unterstützen und so mehr aus dem Event herausholen.
- Vereinbare mit dem Kunden einen Reflexionstermin
Hier können Verbesserungswünsche angesprochen werden, aber auch Sachen, die gut gelaufen sind, finden Platz. So zeigst Du dem Kunden, dass Dir seine Meinung wichtig ist und Du Interesse an einer weiterführenden Zusammenarbeit hast.
Je näher das Event rückt, desto aufgeregter wird der Hauptverantwortliche zumeist, aber genau das ist der falsche Weg. Ruhe bewahren und die Pläne durchgehen, damit Du Sicherheit hast, ist der Schlüssel. Alles was Dir einfällt, solltest Du an einem gesammelten Ort aufschreiben und ordentlich in die Pläne aufnehmen.
Ich hoffe, Du konntest einige Inspirationen für Dich und Dein nächstes Event mitnehmen.
Bis bald, Deine Hannah
