4 Steps zum perfekten Event – ein elematarer Leitfaden

Hallo zusammen,

jedes Event ist anders, doch es gibt essen­ti­elle Hilfs­mittel, die dafür sorgen, dass Dein Event garan­tiert ein Erfolg wird.

Step 1: Kundenabsprache

Frage die folgenden Punkte im Vorhinein beim Kunden ab:

• Ziel der Veranstaltung
• Bereits vorhan­dene Vorstel­lungen – Inspirationen
• Budget
• Daten (Perso­nen­an­zahl, Datum, Uhrzeiten)
• Interne Verant­wort­liche (Planen Mitar­beiter mit oder bereiten etwas vor?)
• Dress­code

Step 2 : Revue passieren lassen

Im nächsten Schritt gehst Du dann alles durch und über­legst, wie das Ziel am besten erreicht wird. Hierbei soll­test Du Dir die folgenden Fragen stellen:

• Wie kann ich die bereits vorhan­denen Vorstel­lungen indi­vi­dua­li­sieren und anpassen, damit sie zum Ziel und Kunden passen?
• Sind meine Möglich­keiten im Budget – kann ich kosten­güns­ti­gere Alter­na­tiven finden?
• Sind meine Dienstleister/​die gewünschte Loca­tion für den entspre­chenden Zeit­punkt verfügbar?

Step 3: Universell nutzbare Aktionen, die immer ein Highlight sind:

• Eine Candybar inkl. Popcornmaschine
• Eine Fotobox – mit Hinter­grund und Accessoires
• Ballon­de­ko­ra­tion
• Eine Cock­tailbar
• Live-Kochen
• Hüpf­burg
• Profes­sio­neller Fotograf
• Give aways und Goodiebags

Wenn Du das Angebot für Deinen Kunden schreibst, soll­test Du auch selbst wissen, warum es für den Kunden sinn­voll ist diese Dinge einzu­binden. Ist es für den Kunden nicht logisch und Du kannst es nur mit dem Aspekt erklären, dass es schön ist, möchte der Kunde eher darauf verzichten. Bereits während der Planung soll­test Du einen Plan B im Kopf haben. Du soll­test Dir beim Timing auf jeden Fall genü­gend Puffer einplanen und auch Check­listen sind meist eine große Hilfe. Für den Tag selbst soll­test Du einen geson­derten Plan aufstellen, in dem auch die Helfer klar zuge­wiesen sind und jeder weiß, was zu tun ist.

Step 4: Achtung, nicht vergessen!

Dinge, die schnell vergessen werden, sind:

• GEMA-Gebühren oder über­haupt eine Lizenz einzuholen
• Wenn Dein Personal mit Lebens­mit­teln arbeitet, muss es ein entspre­chendes Zerti­fikat haben
• Gibt es eine Alters­be­schrän­kung? Dann muss entspre­chend zu bestimmten Zeiten der Saal kontrol­liert werden und zu Beginn müssen Bänd­chen ausge­geben werden.
• Du hast einen Kunden mit wenig Budget? Dann kannst Du Ihn viel­leicht zusätz­lich bei der Spon­so­ren­suche unter­stützen und so mehr aus dem Event herausholen.
• Verein­bare mit dem Kunden einen Reflexionstermin
  Hier können Verbes­se­rungs­wün­sche ange­spro­chen werden, aber auch Sachen, die gut gelaufen sind, finden Platz. So zeigst Du dem Kunden, dass Dir seine Meinung wichtig ist und Du Inter­esse an einer weiter­füh­renden Zusam­men­ar­beit hast.

Je näher das Event rückt, desto aufge­regter wird der Haupt­ver­ant­wort­liche zumeist, aber genau das ist der falsche Weg. Ruhe bewahren und die Pläne durch­gehen, damit Du Sicher­heit hast, ist der Schlüssel. Alles was Dir einfällt, soll­test Du an einem gesam­melten Ort aufschreiben und ordent­lich in die Pläne aufnehmen.

Ich hoffe, Du konn­test einige Inspi­ra­tionen für Dich und Dein nächstes Event mitnehmen.

Bis bald, Deine Hannah