War­um ist Orga­ni­sa­ti­on im Pro­jekt­ma­nage­ment so wich­tig?

Projektmanagement hat auch immer viel mit Organisation zutun. Egal ob in der Arbeit mit Kollegen, Dienstleistern oder für Dich selbst.
Warum ist Organisation im Projektmanagement so wichtig?

Pro­jekt­ma­nage­ment hat auch immer viel mit Orga­ni­sa­ti­on zutun. Das gilt nicht nur für das Pro­jekt, son­dern auch für den Pro­jekt­ma­na­ger selbst, denn geord­ne­te Noti­zen und Gedan­ken sind von gro­ßem Vor­teil. Egal ob in der Arbeit mit Kol­le­gen, Dienst­lei­stern oder für Dich selbst.

Dienst­lei­ster brau­chen struk­tu­rier­te, kla­re und voll­stän­di­ge Anga­ben. Wenn Du selbst nicht sicher bist, ob Du alles hast, und unkla­re Sachen in Pro­duk­ti­on gibst, bekommst Du nicht das, was Du gern hät­test. Glei­ches gilt für Dei­ne Kol­le­gen. Wenn Du intern briefst und Dei­nen Kol­le­gen Anga­ben feh­len, sind die­se nicht nur genervt, weil sie stän­dig nach­fra­gen müs­sen, auch Du bist genervt, weil das Pro­jekt nicht vor­an­kommt oder nicht das Ziel erreicht.

Auch für Dich als Pro­jekt­ma­na­ger ist orga­ni­sier­tes Arbei­ten wich­tig. Wenn Du selbst kei­nen Über­blick über Dei­ne Auf­ga­ben und deren Umfang hast, rutschst Du schnell in das Gefühl in den Auf­ga­ben zu ver­sin­ken und hast eher das Gefühl der Ahnungs­lo­sig­keit, wo Du star­ten sollst. Wenn Du eine Über­sicht über alle Auf­ga­ben, Zeit­auf­wän­de und Prio­ri­tä­ten hast, kannst Du auch viel leich­ter ange­ben, ob Du noch Kapa­zi­tä­ten hast oder eigent­lich rand­voll mit Auf­ga­ben bist und Ent­la­stung benö­tigst. Wenn der Pro­jekt­ma­na­ger selbst also nicht weiß, was Sache ist, kann man ihm auch erst­mal nicht hel­fen.

Auch in der Arbeit mit Ord­ner­struk­tu­ren spie­gelt sich wider, wie wich­tig Orga­ni­sa­ti­on ist, denn wenn die­se nicht sinn­voll gepflegt wer­den, müs­sen die Kol­le­gen suchen und ver­schwen­den wert­vol­le Zeit. Glei­ches gilt für Mails. Sor­tierst Du die­se ordent­lich weg, hast Du viel schnel­ler die Chan­ce, alte Infor­ma­tio­nen zu fin­den.

Auch Mee­tings müs­sen orga­ni­siert sein und einer kla­ren Struk­tur fol­gen. Ist das nicht der Fall, pas­siert es schnell, dass Sachen nicht bespro­chen wer­den, die The­men durch­ein­an­der­ge­wor­fen wer­den und man am Ende kei­ne kla­ren Ergeb­nis­se hat. Hier sind eine Agen­da und ein Pro­to­koll sinn­voll. An der Agen­da kön­nen sich alle Betei­lig­ten the­men­mä­ßig lang­han­geln, mit dem Pro­to­koll wer­den beschlos­se­ne Ergeb­nis­se für alle fest­ge­hal­ten.

Tipps zur bes­se­ren Orga­ni­sa­ti­on:

  • Alle Ideen auf­schrei­ben: Für jeden Kun­den einen Block, ein Heft, ein Blatt haben, auf das alle Ideen geschrie­ben wer­den kön­nen, die einem ein­fal­len. Dies dann ord­nen und dann erst die näch­sten Schrit­te ein­lei­ten.
  • Jeden Abend den Schreib­tisch ord­nen: Hier­bei fällt Dir viel­leicht noch etwas in die Hand, was lie­gen geblie­ben ist gleich für den kom­men­den Tag ganz oben auf dem Sta­pel lan­det. Außer­dem arbei­tet es sich auch bes­ser an einem auf­ge­räum­ten Schreib­tisch, oder?
  • Einen Sta­tus füh­ren: Ich per­sön­lich füh­re einen Excel­sta­tus mit zwei Rei­tern. Im ersten habe ich mei­ne aktu­el­len Auf­ga­ben, im zwei­ten Rei­ter habe ich eine gesam­te Auf­ga­ben­über­sicht über alles, was regel­mä­ßig anfällt. So geht nichts ver­lo­ren.
  • PC-Ord­ner­struk­tur anle­gen: Wenn Du viel am PC arbei­test, soll­test Du Dir auf jeden Fall ange­wöh­nen, eine sinn­vol­le Ord­ner­struk­tur ange­legt zu haben und die­se auch zu nut­zen. So fin­dest Du immer leicht alles wie­der und ver­schwen­dest kei­ne Zeit mit suchen.
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Autor des Artikels

Hannah Klabunde
Hannah Klabunde
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