Projektmanagement hat auch immer viel mit Organisation zutun. Das gilt nicht nur für das Projekt, sondern auch für den Projektmanager selbst, denn geordnete Notizen und Gedanken sind von großem Vorteil. Egal ob in der Arbeit mit Kollegen, Dienstleistern oder für Dich selbst.
Dienstleister brauchen strukturierte, klare und vollständige Angaben. Wenn Du selbst nicht sicher bist, ob Du alles hast, und unklare Sachen in Produktion gibst, bekommst Du nicht das, was Du gern hättest. Gleiches gilt für Deine Kollegen. Wenn Du intern briefst und Deinen Kollegen Angaben fehlen, sind diese nicht nur genervt, weil sie ständig nachfragen müssen, auch Du bist genervt, weil das Projekt nicht vorankommt oder nicht das Ziel erreicht.
Auch für Dich als Projektmanager ist organisiertes Arbeiten wichtig. Wenn Du selbst keinen Überblick über Deine Aufgaben und deren Umfang hast, rutschst Du schnell in das Gefühl in den Aufgaben zu versinken und hast eher das Gefühl der Ahnungslosigkeit, wo Du starten sollst. Wenn Du eine Übersicht über alle Aufgaben, Zeitaufwände und Prioritäten hast, kannst Du auch viel leichter angeben, ob Du noch Kapazitäten hast oder eigentlich randvoll mit Aufgaben bist und Entlastung benötigst. Wenn der Projektmanager selbst also nicht weiß, was Sache ist, kann man ihm auch erstmal nicht helfen.
Auch in der Arbeit mit Ordnerstrukturen spiegelt sich wider, wie wichtig Organisation ist, denn wenn diese nicht sinnvoll gepflegt werden, müssen die Kollegen suchen und verschwenden wertvolle Zeit. Gleiches gilt für Mails. Sortierst Du diese ordentlich weg, hast Du viel schneller die Chance, alte Informationen zu finden.
Auch Meetings müssen organisiert sein und einer klaren Struktur folgen. Ist das nicht der Fall, passiert es schnell, dass Sachen nicht besprochen werden, die Themen durcheinandergeworfen werden und man am Ende keine klaren Ergebnisse hat. Hier sind eine Agenda und ein Protokoll sinnvoll. An der Agenda können sich alle Beteiligten themenmäßig langhangeln, mit dem Protokoll werden beschlossene Ergebnisse für alle festgehalten.
Tipps zur besseren Organisation:
- Alle Ideen aufschreiben: Für jeden Kunden einen Block, ein Heft, ein Blatt haben, auf das alle Ideen geschrieben werden können, die einem einfallen. Dies dann ordnen und dann erst die nächsten Schritte einleiten.
- Jeden Abend den Schreibtisch ordnen: Hierbei fällt Dir vielleicht noch etwas in die Hand, was liegen geblieben ist gleich für den kommenden Tag ganz oben auf dem Stapel landet. Außerdem arbeitet es sich auch besser an einem aufgeräumten Schreibtisch, oder?
- Einen Status führen: Ich persönlich führe einen Excelstatus mit zwei Reitern. Im ersten habe ich meine aktuellen Aufgaben, im zweiten Reiter habe ich eine gesamte Aufgabenübersicht über alles, was regelmäßig anfällt. So geht nichts verloren.
- PC-Ordnerstruktur anlegen: Wenn Du viel am PC arbeitest, solltest Du Dir auf jeden Fall angewöhnen, eine sinnvolle Ordnerstruktur angelegt zu haben und diese auch zu nutzen. So findest Du immer leicht alles wieder und verschwendest keine Zeit mit suchen.