4 Steps zum per­fek­ten Event – ein ele­ma­ta­rer Leit­fa­den

Jedes Event ist anders, doch es gibt essentielle Hilfsmittel, die dafür sorgen, dass Dein Event garantiert ein Erfolg wird.
Der Leitfaden für das perfekte Event - das darf nicht fehlen

Hal­lo zusam­men,

jedes Event ist anders, doch es gibt essen­ti­el­le Hilfs­mit­tel, die dafür sor­gen, dass Dein Event garan­tiert ein Erfolg wird.

Step 1: Kun­den­ab­spra­che

Fra­ge die fol­gen­den Punk­te im Vor­hin­ein beim Kun­den ab:

  • Ziel der Ver­an­stal­tung
  • Bereits vor­han­de­ne Vor­stel­lun­gen – Inspi­ra­tio­nen
  • Bud­get
  • Daten (Per­so­nen­an­zahl, Datum, Uhr­zei­ten)
  • Inter­ne Ver­ant­wort­li­che (Pla­nen Mit­ar­bei­ter mit oder berei­ten etwas vor?)
  • Dress­code

Step 2 : Revue pas­sie­ren las­sen

Im näch­sten Schritt gehst Du dann alles durch und über­legst, wie das Ziel am besten erreicht wird. Hier­bei soll­test Du Dir die fol­gen­den Fra­gen stel­len:

  • Wie kann ich die bereits vor­han­de­nen Vor­stel­lun­gen indi­vi­dua­li­sie­ren und anpas­sen, damit sie zum Ziel und Kun­den pas­sen?
  • Sind mei­ne Mög­lich­kei­ten im Bud­get – kann ich kosten­gün­sti­ge­re Alter­na­ti­ven fin­den?
  • Sind mei­ne Dienstleister/ die gewünsch­te Loca­ti­on für den ent­spre­chen­den Zeit­punkt ver­füg­bar?

Step 3: Uni­ver­sell nutz­ba­re Aktio­nen, die immer ein High­light sind:

  • Eine Can­dy­bar inkl. Pop­corn­ma­schi­ne
  • Eine Foto­box – mit Hin­ter­grund und Acces­soires
  • Bal­lon­de­ko­ra­ti­on
  • Eine Cock­tail­bar
  • Live-Kochen
  • Hüpf­burg
  • Pro­fes­sio­nel­ler Foto­graf
  • Give aways und Goo­die­bags

Wenn Du das Ange­bot für Dei­nen Kun­den schreibst, soll­test Du auch selbst wis­sen, war­um es für den Kun­den sinn­voll ist die­se Din­ge ein­zu­bin­den. Ist es für den Kun­den nicht logisch und Du kannst es nur mit dem Aspekt erklä­ren, dass es schön ist, möch­te der Kun­de eher dar­auf ver­zich­ten. Bereits wäh­rend der Pla­nung soll­test Du einen Plan B im Kopf haben. Du soll­test Dir beim Timing auf jeden Fall genü­gend Puf­fer ein­pla­nen und auch Check­li­sten sind meist eine gro­ße Hil­fe. Für den Tag selbst soll­test Du einen geson­der­ten Plan auf­stel­len, in dem auch die Hel­fer klar zuge­wie­sen sind und jeder weiß, was zu tun ist.

Step 4: Ach­tung, nicht ver­ges­sen!

Din­ge, die schnell ver­ges­sen wer­den, sind:

  • GEMA-Gebüh­ren oder über­haupt eine Lizenz ein­zu­ho­len
  • Wenn Dein Per­so­nal mit Lebens­mit­teln arbei­tet, muss es ein ent­spre­chen­des Zer­ti­fi­kat haben
  • Gibt es eine Alters­be­schrän­kung? Dann muss ent­spre­chend zu bestimm­ten Zei­ten der Saal kon­trol­liert wer­den und zu Beginn müs­sen Bänd­chen aus­ge­ge­ben wer­den.
  • Du hast einen Kun­den mit wenig Bud­get? Dann kannst Du Ihn viel­leicht zusätz­lich bei der Spon­so­ren­su­che unter­stüt­zen und so mehr aus dem Event her­aus­ho­len.
  • Ver­ein­ba­re mit dem Kun­den einen Refle­xi­ons­ter­min
    Hier kön­nen Ver­bes­se­rungs­wün­sche ange­spro­chen wer­den, aber auch Sachen, die gut gelau­fen sind, fin­den Platz. So zeigst Du dem Kun­den, dass Dir sei­ne Mei­nung wich­tig ist und Du Inter­es­se an einer wei­ter­füh­ren­den Zusam­men­ar­beit hast.

Je näher das Event rückt, desto auf­ge­reg­ter wird der Haupt­ver­ant­wort­li­che zumeist, aber genau das ist der fal­sche Weg. Ruhe bewah­ren und die Plä­ne durch­ge­hen, damit Du Sicher­heit hast, ist der Schlüs­sel. Alles was Dir ein­fällt, soll­test Du an einem gesam­mel­ten Ort auf­schrei­ben und ordent­lich in die Plä­ne auf­neh­men.

Ich hof­fe, Du konn­test eini­ge Inspi­ra­tio­nen für Dich und Dein näch­stes Event mit­neh­men.

Bis bald, Dei­ne Han­nah

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
WhatsApp

Autor des Artikels

Hannah Klabunde
Hannah Klabunde
Skip to content