Presseerfolge aufbereiten: Die Pressedokumentation

Presserfolge aufbereiten: Die Pressedokumentation

Eine wich­tige Aufgabe, die ich in meinem Ausbil­dungs­beruf als Kauf­frau für Marke­ting­kom­mu­ni­ka­tion umsetze, ist die Doku­men­ta­tion rele­vanter Presse-Artikel und Meldungen – die Pres­se­do­ku­men­ta­tion. Diese doku­men­tiert die Ergeb­nisse der Pres­se­ar­beit für unsere Kunden.

Was ist eine Pressedokumentation eigentlich und warum ist sie für Kunden so wichtig?

Mit der monat­li­chen Pres­se­do­ku­men­ta­tion werden Presse- und Medi­en­be­richte von Kunden über einen längeren Zeit­raum chro­no­lo­gisch mit allen Kenn­zahlen gesam­melt. Diese geben wich­tige Infor­ma­tionen darüber, ob die rich­tige Ziel­gruppe und wie viele Menschen erreicht wurden. Das Ziel dahinter: Mehr Aufmerk­sam­keit in der rich­tigen Ziel­gruppe gene­rieren und daraus resul­tie­rend mehr Käufe, Aufträge und Sicht­bar­keit erzielen.
Wir sind als Pres­se­agentur dafür zuständig, für unsere Kunden mittels der Pres­se­do­ku­men­ta­tion einen Über­blick über ihre Veröf­fent­li­chungen zu verschaffen. Je nach Kunde vari­ieren diese, haben aber letzt­end­lich immer das Ziel, dem Kunden aufzu­zeigen, mit welcher Menge und auf welchen Platt­formen er seine Reich­weite vergrö­ßert hat.

Die Pressedokumentation setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen

  1. Eine Tabelle:
    Diese enthält alle Daten der Veröf­fent­li­chungen für den Monat wie Datum, Medium, Thema, Auflage, Reich­weite und auf Wunsch den Medi­en­äqui­va­lenz­wert.
  2. Clip­pings:
    In einer Pdf sind die soge­nannten Clip­pings als Scan (Print) oder Screen­shot (Online) einsehbar.
  3. Eine Präsen­ta­tion:
    In dieser wird alles noch einmal sinn­voll in Zusam­men­hänge und in den zeit­li­chen Verlauf gesetzt. Die Über­sicht ist für jeden Kunden indi­vi­duell aufge­baut. Der eine vergleicht den Medi­en­äqui­va­lenz­wert von Monat zu Monat, der andere die Auflagen. Bei Bedarf werden auch hier die Über­sichts­ta­bellen eingebaut.

Definition des Medienäquivalenzwerts und laufende Sammlung von Clippings

Der Medi­en­äqui­va­lenz­wert, auch Werbe­wert genannt, gibt an, was eine Anzeige in derselben Größe der Veröf­fent­li­chung gekostet hätte. Dabei sammle ich alle Clip­pings des aktu­ellen Monats, um zum Monats­ende bzw. ‑anfang die Pres­se­do­ku­men­ta­tion fertig­zu­stellen. Somit ist es für mich eine laufende Aufgabe.

Unterstützung durch Medienbeobachtungsdienste und Umgang mit fehlenden Informationen

Mithilfe eines Dienst­leis­ters für Medi­en­be­ob­ach­tung erhalten wir bereits vorsor­tierte Clip­pings der Firmen mit rele­vanten Daten. Zusätz­lich recher­chieren wir selbst nach Clip­pings und suchen uns die Daten aus den Media­daten der jewei­ligen Verlage heraus. Es kann passieren, dass es keine Infor­ma­tionen zu den gesuchten vorliegen Daten oder ein ange­kün­digtes Clip­ping nicht zur Verfü­gung steht. In diesem Fall kontak­tieren wir die Redak­tion.

Erstellung und Überprüfung der Pressedokumentation sowie Jahresübersicht der Pressearbeit

Anschlie­ßend werden die Daten und Clip­pings in die gewünschten Doku­men­ten­for­mate an der rich­tigen Stelle einge­setzt. Zum Schluss wird noch einmal alles kontrol­liert und von der Geschäfts­lei­tung abge­segnet, bevor es zum Kunden geht.

Am Ende des Jahres gibt es einen Gesamt­über­blick, also eine zusam­men­ge­fasste Pres­se­do­ku­men­ta­tion für das ganze Jahr, in dem die Daten und Clip­pings vom aktu­ellen mit dem letzten Jahr vergli­chen werden. Hier gibt es auf Kunden­wunsch die Option, das Gesamt­clip­ping digital zu bekommen oder abge­heftet in einem Ordner.

Hier findet ihr ein Muster wie eine Pres­se­do­ku­men­ta­tion aussehen könnte.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
WhatsApp

Beliebte Blog-Beiträge entdecken

Beliebte Blog-Beiträge entdecken

Die CGW Azubis
Inhaltsverzeichnis